„Amit le lehet írni bonyolultan, azt le lehet írni egyszerűen is” – A Világos Beszéd alapítójával a közérthető fogalmazásról beszélgettünk

– Mi késztette arra, hogy elindítsa a Világos Beszédet?
– Ráébredtem arra, hogy a közérthető fogalmazás mint szakma egyáltalán nincs jelen Magyarországon, pedig más országokban már évtizedes múltra tekint vissza. Igény viszont van rá – mindennapos tapasztalatunk, hogy a hivatalos kommunikáció legtöbbször nyakatekert és nehezen érthető. Pedig nem kellene, hogy így legyen. Sokszáz oldalnyi átírt hivatalos levél és tájékoztató után ki merem mondani, hogy amit le lehet írni bonyolultan, azt le lehet írni egyszerűen is. Csak néha nehezebb és több odafigyelést igényel.
A Világos Beszéd az olvasót helyezi középpontba. Azt gondoljuk végig, hogy neki milyen információra van szüksége, mit kell majd tennie, milyen kifejezéseket fog megérteni.

A közérthető fogalmazás lényege, hogy elérjük azt, hogy tényleg átmenjen az üzenetünk.

Mi azt mondjuk, hogy nem az olvasó dolga az, hogy kibogozza, mit is akar tőle a bank, a biztosító vagy a különböző hivatalok, hanem az üzenet küldőjének a dolga, hogy úgy írjon, hogy azt elsőre megértse az olvasója.

– A világos, érthető fogalmazásból minden bizonnyal az üzenet küldője is „profitálhat”.
– Pénzt, időt, energiát takarít meg mindkét fél. Ha elsőre érti a befogadó, hogy mit kell tennie, akkor nem kell hosszas levélböngészés után még felhívnia az ügyfélszolgálatot is, így mindkét fél időt takarít meg. Ha az ügyfél azt érzi, hogy a bank vagy a biztosító tisztán kommunikál felé, akkor nő a vállalatba vetett bizalma. A közérthetőséggel ma még ki lehet tűnni a versenytársak közül – egy évtized múlva remélem, hogy ez már alapvető elvárás lesz.

– Mik azok az alapszabályok, amiket be kell tartani annak érdekében, hogy közérthetően fogalmazzunk?

– A közérthető fogalmazás tanulható dolog, egyértelmű szabályai vannak. Figyelnünk kell például arra, hogy viszonylag rövid mondatokat írjunk, az olvasók szavait használjuk, és a szöveg elejére írjuk a lényeget, hogy az olvasó rögtön megtalálja.

Fontos az is, hogy ne rejtsük el a cselekvést a főnevekben, ne azt írjuk, hogy „döntést hoz”, ha azt is írhatnánk, hogy „dönt”. De ezek „csak” technikák. Mint említettem, a legfontosabb az, hogy az olvasó nézőpontjába helyezkedjünk, és így gondoljuk át, hogy kinek írunk, és hogy neki mit kell ahhoz tudnia, hogy a levelet elolvasva könnyen megértse, mi a teendője.

– Ha lehetne egyszerűbben fogalmazni, akkor mégis miért nem változtat sok vállalat a szövegalkotási stílusán? Szándékosan teszik, hogy a civilek ne értsék a szövegeket?
– Egyáltalán nem gondolom, hogy szándékosan tennék. Az első lépcső, hogy be kell ismerniük, hogy nehezen érthetőek a szövegeik. Ezen a ponton sokan megakadnak, és ez a tudás átkának köszönhető. A tudás átka azt jelenti ebben az esetben, hogy ők ismerik a saját folyamataikat és a szakkifejezéseket, így ők értik azt, amit leírnak. De ez még nem jelenti azt, hogy az ügyfeleik is érteni fogják. Ezt a tudás átkát kell először is levetkőzni, és ez nem könnyű. Ezután jön az, hogy meg is kell tanulniuk érthetően fogalmazni – ez is egy tudás, ezt is el kell sajátítani, és ha sikerül, akkor is hátravan a meglévő szövegek átírása. Nem kis munka mindet átírni az új szemléletnek megfelelően.

– Mi történik onnantól, hogy egy cég megkeresi önöket? Hogyan segítenek, mik az első lépések?
– A munkafolyamat attól függ, hogy milyen segítségre van szüksége az ügyfélnek – van olyan, aki a szövegei átírásával bíz meg bennünket, és olyan is van, aki azt kéri, hogy tanítsuk meg a munkatársait a közérthető kommunikációra. A tréningjeink cégre szabottak: először átbeszéljük, hogy a cégen belül pontosan kinek is szól a képzés és mi vele a cél. Aztán bekérünk rengeteg meglévő szöveget a cégtől – az ügyfeleknek küldött e-maileket, leveleket, webes szövegeket. Ezek alapján mindig az adott cégre szabjuk a tréninget, hogy a munkatársak a saját szövegeiken gyakorolhassanak. Az a tapasztalatunk, hogy ez a leghatékonyabb, így tanulnak a legtöbbet a tréning ideje alatt a résztvevők. A Világos Beszédnél egy jól képzett szakértői csapattal a hátam mögött dolgozom. Az ügyfeleink jellemzően nagyvállalatok (bankok, biztosítók, közműszolgáltatók), de dolgoztunk már minisztériumnak és önkormányzatnak is.

Kép

Kép: Freepik

– Évek óta dolgoznak együtt a Magyar Helsinki Bizottsággal, és a büntetőeljárás nyelvezetét próbálják érthetőbbé tenni.

– Igen, most fejeztük be például annak a tájékoztatónak az átírását, amit akkor kapsz a jogaidról, ha meggyanúsítanak téged egy bűncselekmény elkövetésével.

Ebben a helyzetben tényleg a jövőd forog kockán, de ha nem érted a jogaidat, nem is tudsz élni velük. Az eredeti tájékoztató gyakorlatilag a büntetőeljárási törvényből volt összeollózva, nem volt túlzottan „felhasználóbarát”, ezért írtuk át. Az átírt tájékoztatókat aztán teszteltük a célközönségen, és kikértük gyakorló ügyvédek, rendőrök véleményét is. Mindenki mérföldekkel jobbnak tartja az új tájékoztatót, mint a régit.

– Tréningjeik után milyen visszajelzéseket kapnak?
– Az egyik nagy telekommunikációs cégnél tartottunk nemrégiben online tréninget. Mint kiderült, a résztvevők eléggé tartottak tőlünk, mert sok rossz tapasztalatuk volt egésznapos képzésekkel kapcsolatban. Nagyon jó visszaigazolás volt számunkra, hogy a nap végén mindannyian felvillanyozódva köszöntek el, annyira jól érezték magukat és olyan hasznosnak találták. Többen már másnap elkezdték használni azt, amit a tréningen tanultak. Ezek a visszajelzések mindig arra emlékeztetnek bennünket, hogy mennyire fontos az, amit csinálunk.

– Mit élvez a legjobban a hivatásában?
– Mindig öröm számunkra látni, amikor egy kezdetben vonakodó résztvevő a nap végére nem csak elfogadja a közérthető fogalmazást, hanem kifejezetten lelkesedik érte. Az elején szinte borítékolható egy kis ellenállás, hiszen az anyanyelvünk mindannyiunk alapvető kommunikációs eszköze. Természetes, hogy szkeptikusan fogadjuk, ha valaki megpróbál meggyőzni arról, hogy azt nem elég érthetően használjuk. Ezt a kezdeti kis ellenállást mi már tudjuk, ismerjük, aztán pedig nagy örömmel látjuk, amikor a tréningek résztvevői a képzés alatt sorra megvilágosodnak, hogy „jé tényleg, ezt így is lehet, mennyivel egyszerűbb!” A másik dolog, ami eleinte sokakat aggaszt a közérthető kommunikációval kapcsolatban, az az, hogy a közérthetőség az valamiféle lebutítás, valami olyasmi, ami nem fér bele például egy nagyvállalat kommunikációjába.

Aztán az átírt szövegeket látva a megbízóink megkönnyebbülve ismerik el, hogy itt valójában szó sincs lebutításról. Épp ellenkezőleg: az egyszerűbb szöveg az mindig egy átgondoltabb, tisztább szöveg.

– Milyen kommunikációval kapcsolatos tervek, projektek mozgatják még mostanában?
– Tavaly ősz óta én vezetem az International Plain Language Federationt (IPLF). Ez egy ernyőszervezet, amely tömöríti a közérthető fogalmazással foglalkozó nemzetközi szervezeteket. Az IPLF kezdeményezte azt, hogy készüljön egy nemzetközi ISO szabvány a közérthető fogalmazásról. Ez lesz az első, nemzetközileg elfogadott leírás arról, mit is jelent az, hogy egy szöveg közérthető – ez mindenkinek megkönnyíti a dolgát, aki szeretne közérthetően fogalmazni, egy közös viszonyítási pontot ad. Én vezetem továbbá azt a szerkesztőbizottságot is, aki ezt a szabványt írja. Ebben a bizottságban a legnevesebb szakértőkkel dolgozom együtt, és rengeteget tanultam is tőlük. Az IPLF-ben szeretnénk a szabványra építve kidolgozni a közérthető fogalmazással foglalkozó szakértők, valamint az ilyen képzések tanúsítását, mert ez ma fájóan hiányzik. És természetesen jó lenne a szabványt majd lefordítani magyarra és itthon is elterjeszteni.

A Világos Beszéd csapattal az a célunk, hogy itthon is minél több vállalatot és szervezetet segítsünk az átállásban a közérthető kommunikációra, mert mi tényleg abban hiszünk, hogy ez minden félnek az érdekeit szolgálja. Nincs az a kapcsolat, ami hosszú távon jól tud működni, ha a két félnek nehézséget okoz, hogy megértsék egymást.