Így találjuk meg a tökéletes helyszínt rendezvényünknek!

„Egészen különleges atmoszférájú helyszín, nekem bejött.”

„Minden szuper volt, imádtuk minden percét! Minden úgy volt, ahogy megálmodtuk.”

„Ötcsillagos élmény, fantasztikus emberek és csodálatos panoráma.”

Minden cég azt kívánja, bárcsak az ő rendezvényéről is ilyen vélemények születnének. „Ez egyáltalán nem lehetetlen, csupán néhány dolog van, amire érdemes nagyon odafigyelni”– mondja a Gála Eseményszervező Kft. menedzsere, Teklits Tekla. Sokéves tapasztalataiból kiindulva ad hasznos tanácsokat, hogyan érdemes kiválasztani a megfelelő helyszínt rendezvényünknek.

A tökéletes helyszín 6 ismérve

Kellően rugalmas

Attól függően, hogy mikorra tervezzük a rendezvényt, dönthetünk kültéri vagy beltéri rendezvény mellett. Ha egy helyszín mindkettőt tudja, az külön öröm, hiszen ha kellően rugalmas a helyszínt biztosító rendezvényközpont vagy szálloda, pár nappal a nagy nap előtt áthangszerelhetjük az eseményt az időjárásnak megfelelően.

„A rugalmasság fontos fokmérője, hogy mennyire barátságos, segítőkész és hozzáértő a személyzet, könnyen elérhető-e a kapcsolattartó. Ha azt tapasztaljuk, hogy a kéréseink süket fülekre találnak, és van választási lehetőségünk, akkor inkább keressünk tovább, mert ha már a szervezés kezdeti stádiumában merevségbe, elutasításba ütközünk, az nem sok jót ígér a továbbiakra nézve sem”- tanácsolja a szakértő.

Jól megközelíthető és van parkolója

Még a legnívósabb konferenciát is elronthatja, ha nem egyértelmű, hogyan lehet megközelíteni vagy nincs a közelében parkolási lehetőség.  Ne áldozzuk azonban fel a jó megközelíthetőség oltárán a különleges helyszíneket! Ilyen esetben csak annyi a teendőnk, hogy egyértelmű leírást, pontos GPS koordinátákat adunk a kedves résztvevőknek.

Megfelelően felszerelt

Nagyon fontos, hogy a kiválasztott helyszín rendelkezzen megfelelő számú kiszolgáló helységgel – mosdókkal, ruhatárral, raktárral – és többnapos rendezvény esetén nem elhanyagolható szempont, hogy van- e megfelelő kapacitása a résztvevők szállásának biztosítására.

Technikailag felkészült

Mivel a 21. századról beszélünk, nem elég egy számítógép és egy projektor. Ha igazán nívós eseményt szervezünk, ne a technika – pontosabban annak hiánya – legyen az, amire mindenki emlékezni fog! A légkondicionáló, a fény- és audiovizuális háttértechnika mellett alapvető a biztos – jó lefedettségű és minőségű - internethálózat is.

Kiváló minőséget szolgáltat

Bár azt gondolhatjuk, hogy a vendégek szakmai rendezvényre érkeznek – ha az volt meghirdetve –, ám elvárják, hogy kulináris értelemben is lenyűgözzék őket. A kiválasztott helyszín cateringjének, azon felül, hogy változatos, fantáziadús, látványos és ízletes menü-variációkat rak össze, tudnia kell kezelni az ételallergiát és egyéb érzékenységeket is.

Különleges

A rendezvény helyszínének különlegessége állhat csodálatos földrajzi elhelyezkedésében, exkluzív berendezésében és hangulatában, átlagon felüli szolgáltatásaiban, rugalmasságában. Egy rusztikus épület, különleges vintage eleganciával, ősfás park, csodás panoráma, csak pár a sok lehetőség közül, ami emeli az esemény fényét.

+ 1 Tipp:

Végül, de nem utolsó sorban azt javasoljuk, hogy készítsünk egy listát az elvárásainkról, és mindenképpen nézzünk meg több helyszínt, személyesen járjuk be mindegyiket és mindig vegyük végig, minden kívánalomnak megfelelnek-e, s nem utolsósorban hallgassunk a megérzéseinkre! Ahol a helyszín csodaszép, az infrastruktúra adott és a személyzet kedves, rugalmas, ott a helyünk!

A mi kedvenc helyszínünk az egykori Petneházy lovardából átalakított Csillagkert Eseményközpont,  amely  a fentiekben felsorolt hat kívánalom mindegyikét maximálisan teljesíti, legyen szó céges tréningről, konferenciáról vagy akár olyan jeles családi eseményekről, mint egy esküvő vagy házassági évforduló.

A tartalom a Gála Eseményszervező Kft. megbízásából, a Képmás Natív Stúdió közreműködésével jött létre. Szöveg: Jean Orsolya, képek: Gála Eseményszervező Kft.